De organisatie goed inrichten is een randvoorwaarde voor het realiseren van de doelstellingen van een organisatie. De werking van de organisatie bepaalt voor een groot deel het externe succes. Wordt tijdig geleverd wat afnemers vragen? Kan de organisatie tijdig reageren op veranderingen? Zijn ondersteunende afdelingen of diensten daadwerkelijk hierop gericht? Ervaren medewerkers dat alle anderen in de organisatie op dezelfde doelen ("de klant") zijn gericht? De meeste raamwerken bieden veel 'vakjes' die ingevuld moeten worden. Hoe de benodigde samenhang precies bereikt wordt is vaak niet echt uitgewerkt....
De uitdaging is om de inrichting van de organisatie in al haar aspecten te richten op de gewenste werking. In de praktijk blijkt ieder vakgebied (IT, HRM, Financiën, Facilitair, Kwaliteit, etc.) een eigen zienswijze en benadering te gebruiken om met de inrichting van de organisatie om te gaan. Daarbij hoort dan ook weer een eigen taal. De uitdaging van het inrichten is om al deze vakgebieden of disciplines gezamenlijk aan één inrichting van de organisatie te laten werken. Met onze stijl van Bedrijfsarchitectuur (Business Architecture, Enterprise Architecture) hanteren we een gezamenlijk beeld van de in te richten processen en de eisen die daaraan worden gesteld als basis voor de samenhang. Door de andere bedrijfsaspecten hiermee te verbinden ontstaat een samenhangend beeld van de inrichting dat is gericht op de externe bijdrage van de organisatie. Daarbij hanteren we een holistisch procesbegrip, zodat concrete relaties gelegd kunnen worden naar de andere inrichtingsaspecten.
Holistisch procesbegrip
De werking van een organisatie beschrijven we met processen, die producten en diensten leveren aan afnemers of klanten. Een proces omvat dan de activiteiten die nodig zijn om dit resultaat te leveren. Tot zover niets nieuws. Als we holistisch naar processen kijken, dan zien we alles wat nodig is in een proces óók als onderdeel hiervan. Het gaat dan om mensen (medewerkers), werkplekken en huisvesting, applicaties, informatie en data, enzovoorts. Je kunt je zelfs voorstellen dat een bepaalde cultuur (zich uitend in concreet gedrag) goed bij een proces past. De onderstaande figuur laat zien hoe je dit conceptuele referentiekader kunt weergeven. Daarin wordt de bijdrage van alle relevante inrichtingsaspecten vertaald naar concrete bouwstenen, die in de processen bijdragen aan de werking van de organisatie. Een nadere toelichting volgt hieronder.
In de figuur zijn de bouwstenen van inrichtingsaspecten getekend binnen de (werk)processen, die samen via value streams of procesketens zorgen voor de levering van producten en diensten aan klantgroepen of marktsegmenten. Zo wordt zichtbaar welke middelen (ICT, huisvesting, hulpmiddelen) nodig zijn, welke (typen) medewerkers het proces uitvoeren en welke stijl van leiderschap en welke cultuuraspecten hier succesvol zijn. Een call center vraagt immers andere cultuur en leiding dan de juridische afdeling. Tegelijk blijft de relatie met de externe of interne prestatie in beeld.
Met enkele van dit soort platen kan voor de belangrijkste value streams de werking van de organisatie zichtbaar gemaakt worden. Het gesprek met ieder van de vakgebieden over de werking en wat hiervoor nodig is zorgt voor een gedegen samenhang en wederzijds begrip.
Bedrijfsarchitectuur
De gezamenlijke beelden voor alle value streams of procesketens samen met de verzamelde bouwstenen voor iedere discipline of vakgebied geeft een totaalbeeld van de inrichting van een bedrijf of organisatie. Het ontwerp van deze samenhangende inrichting noemen we de bedrijfsarchitectuur, waarbij de beelden van alle vakgebieden samengebracht worden. De inrichting is daarbij gericht op het realiseren van de missie, visie, strategie en doelstellingen van de organisatie. De keuzes in ieder van de vakgebieden worden hierdoor bepaald. De onderstaande figuur laat dit zien in een conceptuele weergave.
De figuur laat het grotere geheel zien en vormt de basis voor een constructief gesprek over de samenhang. Vanuit een gedeeld beeld van missie, visie, strategie en veranderdoelen wordt, beginnend bij dienstverlening en klantgroepen (marktsegmenten) bekeken welke processen ingericht moeten worden. Vanuit deze in te richten processen wordt vastgesteld wat van ieder van de inrichtingsaspecten nodig is. Dit kan vervolgens vergeleken worden met het "aanbod" van bouwstenen: functiehuis, medewerkers, applicaties, locaties en werkplekken, enzovoorts. Zo ontstaat een dialoog over de concrete samenhang, waarbij de strategie en doelstellingen van de organisatie en de de externe prestatie het uitgangspunt vormen.
Je kunt je voorstellen dat ieder vakgebied ook een visie heeft vanuit het eigen perspectief. In de wolkjes bij ieder inrichtingsaspect is de visie op het betreffende onderwerp samengevat. De uitwerking van de bedrijfsarchitectuur wordt eenvoudiger en sterker wanneer deze visies ook op elkaar en op de strategie zijn afgestemd. Een ontwerp van de bedrijfsarchitectuur begint daarom vaak met het in samenhang bespreken en afstemmen van deze verschillende visies. Ook hiervoor is een goede aanpak beschikbaar.
Een dergelijk beeld kan gemaakt worden van de huidige inrichting of voor de toekomstige inrichting. De verschillen hiertussen leveren een beschrijving op van de veranderingen die nodig zijn in ieder van de vakgebieden. Aan de hand van deze beelden wordt richting gegeven aan initiatieven en projecten, waarmee de inrichting geleidelijk wordt verbeterd. Gedurende het realiseren van de 'nieuwe' inrichting worden de beelden steeds bijgesteld, zodat niet éénmalig een groot ontwerp gemaakt hoeft te worden. Benadrukt moet worden dat het samen werken aan gedeelde beelden belangrijker is dan het maken van de ontwerpen en modellen.
Meer lezen?
In andere artikelen op deze website is deze benadering nader uitgewerkt. Zie bijvoorbeeld de artikelen Essenties van Bedrijfsarchitectuur en Beter organiseren met Procesarchitectuur.
De hier kort beschreven benadering bouwt voort op het werken met procesarchitectuur. In het boek Procesarchitectuur als veranderinstrument is de aanpak uitgewerkt om de werking van de organisatie inclusief de besturing te ontwerpen in lijn met de strategie.
Meer weten of willen jullie hiermee aan de slag? Neem direct contact op en stuur een e-mail!