Select your language

De procesarchitectuur biedt structuur aan de wijze waarop de klantbediening, ondersteuning en besturing door de organisatie worden uitgevoerd. Een goede procesarchitectuur zorgt dat realistische strategische doelen worden behaald, omdat de werkverdeling, samenwerking en besturing hierop ingericht zijn. 

Om dit te kunnen bereiken kijken we vanuit een open systeembenadering naar de organisatie. We onderzoeken welke procesketens of werkstromen er zijn en welke (werk)processen deze ketens realiseren. De werkprocessen zien we als de subsystemen van de organisatie, compleet met de mensen en middelen die ervoor nodig zijn. De onderstaande figuur geeft dit weer.

 

Het vraagstuk voor de procesarchitectuur is dus welke werkstromen er zijn en hoe de stappen daarin gecombineerd kunnen worden tot werkprocessen, die door een concrete groep samenwerkende mensen en middelen uitgevoerd worden. Deze werkprocessen worden gecombineerd tot de afdelingen of teams in de organisatiestructuur. Of, indien de structuur grotendeels ongewijzigd blijft, de werkprocessen worden toegewezen aan afdelingen. Dat biedt een goede toets of de organisatiestructuur geen (al te grote) belemmering is voor de werking van de organisatie, waarin het bedienen van klanten of afnemers voorop staat. Een dergelijk ontwerp van de procesarchitectuur is ook een goede basis voor de bedrijfsarchitectuur, omdat alle organisatieaspecten hierin herkenbaar aanwezig zijn.

Op basis van deze zienswijze hebben we rond het jaar 2000 een methode voor procesarchitectuur ontwikkeld. Inmiddels zijn hierin vele architecten getraind en wordt deze aanpak in veel organisaties toegepast.

De methode is opgebouwd uit 5 (iteratieve) stappen, waarvan ook de realisatie van de procesarchitectuur ('implementatie') deel uitmaakt. Op die manier is ook een agile toepassing goed mogelijk. We bespreken deze stappen in het kort. Een uitgebreide beschrijving, inclusief de benodigde technieken en verwijzingen naar relevante kennis is opgenomen in het boek Procesarchitectuur als veranderinstrument.

Stap 1: Oriëntatie en Plan van aanpak

Voordat je begint met het ontwerpen van architecturen is het nodig om eerst te begrijpen waar en waarvoor je dat doet, om vervolgens een aanpak af te spreken die goed past binnen de veranderaanpak van de organisatie. Voor een goede oriëntatie kijk je naar de strategie en welke vraagstukken er spelen. Tevens is het belangrijk om zicht te krijgen op het portfolio van producten en diensten en de relevante belanghebbenden binnen (en buiten) de organisatie.

Stap 2: Bepalen Visie op de procesinrichting 

In deze stap zorg je voor een visie (belangrijk kenmerk van architectuur) op de procesinrichting. Deze visie laat zien hoe strategie en relevante vraagstukken op grote lijnen vertaald worden naar de procesinrichting en organisatie. Daarbij is de samenhang tussen alle bedrijfsaspecten en de visie daarop een relevant gespreksonderwerp.

Stap 3: Ontwerpen inrichting van de uitvoering

Omdat het leveren van producten en diensten aan de klanten of afnemers voorop staat wordt eerst een ontwerp gemaakt van de structuur van de primaire processen. De ondersteunende en besturende processen moeten immers dienstbaar zijn aan een goede uitvoering van het primaire proces. Op basis van de te leveren producten en diensten (én de aantallen en variatie die daarin te verwachten zijn) worden werkstromen (procesketens) benoemd. De visie geeft hier richting aan. Voor iedere keten worden hoofdstappen onderkend, die vervolgens tot werkprocessen gecombineerd worden. De stappen in het proces beschrijf je los van de huidige inrichting, met behulp van een bedrijfsfunctiemodel. De onderstaande figuur laat de ontwerpstappen zien.

Voor ieder werkproces wordt op hoofdlijnen bepaald welke inrichting hiervoor nodig is: Welke soorten en aantallen mensen zijn er nodig (vanuit functiegebouw), welke IT voorzieningen en informatie zijn nodig, welke eisen zijn er aan de huisvesting en locaties, welke hulpmiddelen zijn nodig en hoe ziet benodigde cultuur en leiderschap eruit. Dit alles klinkt als een enorme inspanning, maar in de praktijk valt dat mee. Het gaat om de hoofdlijnen en door de juiste betrokkenen erbij te halen kan dit snel uitgezocht worden.

De hier beschreven aanpak leidt tot een beeld van de gewenste inrichting. Om goed de argumentatie te vinden waarom een bepaalde inrichting wordt gekozen kan het helpen om meerdere varianten uit te werken. Door per variant de voor- en nadelen te benoemen worden de ontwerpbeslissingen expliciet gemaakt en vastgelegd bij de gekozen variant.

Stap 4: Ontwerpen inrichting van de besturing en ondersteuning

Op basis van het voorgaande wordt dit ook voor besturende en ondersteunende procesketens gedaan. Het primaire doel van deze procesketens is het garanderen van een goede werking van de primaire processen nu en in de toekomst en vanuit die focus maken we het ontwerp. Indien hierin problemen ontstaan ga je soms opnieuw naar de visie of de inrichting van de uitvoering kijken, zodat bijvoorbeeld besturingsproblemen worden opgelost door het vereenvoudigen van de operationele structuur.

Stap 5: Realiseren van de procesarchitectuur (of bedrijfsarchitectuur)

In deze stap worden de benodigde aanpassingen in organisatie en middelen gerealiseerd en wordt de nieuwe manier van werken nader uitgewerkt. Meestal gebeurt dit binnen projecten, waarin (geleidelijk) delen van de geplande procesarchitectuur en organisatie (en bijbehorende middelen) tot stand komen. Tijdens de realisatie is het ontwerp de basis om kaders te stellen voor projecten en de resultaten te toetsen. Verdere detailontwerpen (bijvoorbeeld procesontwerpen) worden in de projecten gemaakt en geïmplementeerd. Waar nodig wordt de architectuur opnieuw bekeken en aangepast op basis van de ervaringen tot dat moment. Doorgaans worden tegelijk ook delen van de informatiearchitectuur en andere plannen (bijvoorbeeld voor werving en opleidingen) gerealiseerd, zodat samen de transformatie van het geheel vorm krijgt.

De onderstaande figuur geeft een samenvatting van deze stappen.

Op deze manier ontstaat een integrale benadering voor de inrichting van organisaties, uitgaande van de gewenste werking. Hiervoor is een brede bedrijfskundige kennis en samenwerking met de relevante betrokkenen essentieel. In het boek is dit verder uitgewerkt. Aan de hand van bestaand materiaal kan snel een passende opleiding gerealiseerd worden in de methode.

Geïntesseerd om hiermee aan de slag te gaan? Daarbij ondersteunen we graag met advies of opleidingen. Ook kunnen we uw (methode voor) procesarchitectuur bekijken om te zien waar verbetermogelijkheden zitten. Ook de samenwerking met IT-architecten en bedrijfsarchitecten kan hiervan onderdeel uitmaken. Neem gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken!

 

 

 

Deze website gebruikt cookies voor functionele doeleinden en verbetering van de site. We gebruiken geen cookies voor marketing doeleinden en advertenties. Door de site te gebruiken accepteer je deze cookies.
Ok