Select your language

Analyseren, ontwerpen en inrichten van bedrijfsprocessen 

Tweede herziene druk, 2012

Gerrit-Jan Obers en Ko Achterberg

Grip op processen is onlosmakelijk verbonden met het begrip kwaliteit. Het gaat er immers om dat klanten en afnemers de door hen gewenste producten of diensten krijgen met de juiste kwaliteit, zonder dat dit de organisatie meer inspanning en kosten oplevert dan nodig is. Dat vraCover Grip op processenagt een kwalitatief goede werking en inrichting van de organisatie. En daarvoor is een helder zicht nodig op de huidige en gewenste procesinrichting van de organisatie. Procesmodellen en -ontwerpen spelen daarin een grote rol. Het analyseren, ontwerpen en inrichten van bedrijfsprocessen zorgt voor kwaliteit in de inrichting, gebaseerd op de werking van de organisatie en resulterend in kwaliteit voor de klant of afnemer.

Veel boeken over procesontwerp en procesmanagement geven een conceptueel overzicht van de benodigde activiteiten om in een organisatie met processen aan de slag te gaan. Maar hoe dit concreet wordt aangepakt, wordt vaak aan de fantasie en inventiviteit van de lezer overgelaten. Andere boeken gaan gedetailleerd in op de werking van één specifieke benadering of verbeteraanpak en de daarbij te hanteren stappen, waarbij deze benadering of aanpak als een noodzakelijke en zelfstandige discipline wordt gepositioneerd. Achter deze benaderingen liggen universele inzichten en kennis over bedrijfsprocessen en de werking van organisaties, die om succesvol te kunnen zijn niet los gezien mogen worden van andere disciplines voor het inrichten en besturen van organisaties.

In Grip op processen in organisaties beschrijven we een universele en concrete aanpak van analyse tot (her)inrichting van processen binnen organisaties. Procesanalyse en -ontwerp spelen een belangrijke rol als instrument voor het maken en vastleggen van keuzes, en bij het vinden en realiseren van verbeteringen. Dat kan volgens de fasering in dit boek (analyse, ontwerp en inrichting), maar bijvoorbeeld ook volgens een ontwikkelgerichte benadering van verandering (die uitgaat van geleidelijkheid en samen ontdekken), of een aanpak met proeftuinen, of een aanpak die gericht is op continue verbetering. Het gaat in dit boek niet om de fasering, maar om de concepten (met bijbehorende methoden, technieken en kennis) die in onderlinge samenhang bepalend zijn voor kwaliteit en doelmatigheid en die zo randvoorwaardelijk zijn om grip op processen te krijgen. De in het boek gehanteerde fasering (samen met de 'stappen' in deel II en III) is de gekozen kapstok om het geheel overzichtelijk te presenteren.

Bij het analyseren, ontwerpen en inrichten van processen hanteren we een integrale benadering van processen. We gaan uit van een volledige inrichting van het proces met activiteiten, mensen, werkplekken, informatiesystemen en andere hulpmiddelen, waarbij we rekening houden met aspecten als procesbeheersing, financiën, informatie, arbeidsorganisatie, huisvesting en administratieve organisatie. De in dit boek geschetste aanpak is toepasbaar in combinatie met veel verschillende benaderingen van procesmanagement en -verbetering, zoals Lean Six Sigma en het INK-managementmodel.

Het boek onderscheidt zich in de volgende opzichten:

  • Het beschrijft een universele analyse- en ontwerpaanpak voor gebruik in combinatie met de meeste benaderingen voor herontwerp én verbetering van bedrijfsprocessen.
  • Het bevat een uitgewerkte stapsgewijze beschrijving met een toelichting op de technieken, uitgewerkte voorbeelden en beknopte achtergrondkennis.
  • Het bevat een alternatieve ontwerpaanpak voor complexe regelgebaseerde processen.
  • Het gaat niet alleen in op de activiteiten in een proces, maar ook op de bijbehorende structuren en werkwijzen voor procesbesturing, arbeidsorganisatie, informatievoorziening en IT, en huisvesting.
  • Het legt de verbinding tussen het ontwerpen van een proces en de stappen bij de inrichting van een proces vanuit onder meer projectmanagement, personeelsmanagement en systeemontwikkeling.

De beschrijving van een procesontwerp richt zich op het ontwerp en inrichting van één proces. Indien het vraagstuk een grotere schaal krijgt en gaat over een groter aantal processen en procesketens dan is dat het vraagstuk van de Procesarchitectuur. De zienswijze en aanpak 'vanuit het geheel' van een organisatie(onderdeel) die daarbij hoort wordt beschreven in het boek Procesarchitectuur als veranderinstrument. Omdat de procesarchitectuur een belangrijke context is voor procesontwerp zullen we hiermee in het boek wel kennismaken.

Het boek bestaat uit drie delen, voorafgegaan door twee inleidende hoofdstukken, waarin het begrippenkader wordt geintroduceerd (hoofdstuk 1) en de hoofdlijnen van procesarchitectuur worden geschetst (hoofdstuk 2).

Deel 1 gaat over het analyseren van problemen, waarbij vooral de procesanalyse uitgebreid is uitgewerkt. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen kwalitatieve en kwantitatieve analyse.

Deel 2 behandelt het procesontwerp. In de beschreven aanpak wordt voorafgaand eerst bepaald waarom, wat en hoe we zullen ontwerpen. Op basis van de proceseisen wordt een globaal ontwerp van het proces gemaakt. Tot slot behandelen we het ontwerpen van de procesbesturing.

Deel 3 behandelt het inrichten van processen. Het begint met een algemeen hoofdstuk dat de samenhang aangeeft vanuit het procesontwerp en een methode aanreikt met behulp waarvan die samenhang kan worden gerealiseerd. Daarna worden in opeenvolgende hoofdstukken de relevante inrichtingsonderdelen uitgewerkt. We staan zo stil bij arbeidsorganisatie, informatievoorziening en IT, huisvesting en administratieve organisatie.

In de onderstaande figuur wordt de indeling van het boek weergegeven (de nummers zijn hoofdstukken)

Inhoud gestructureerd volgens het methodisch kader

De opbouw van het boek ordent de onderwerpen volgens een sequentiele benadering. Wanneer een meer iteratieve of cyclische aanpak of een ontwikkelgerichte veranderbenadering gehanteerd wordt, zijn dezelfde inhoudelijke onderdelen van belang, maar worden de stappen kleiner en herhalend of in een andere volgorde en met een andere rolverdeling uitgevoerd, zoals afgebeeld in de onderstaande figuur. We werken deze samenhang verder uit in hoofdstuk 1 en de introducties van deel II en deel III.

Ontwerpen en inrichten van processen als (verbeter)cyclus

Het boek is verkrijgbaar bij de reguliere (internet)boekhandel en bij uitgever Van Haren Publishing @ www.vanharen.net

Deze website gebruikt cookies voor functionele doeleinden en verbetering van de site. We gebruiken geen cookies voor marketing doeleinden en advertenties. Door de site te gebruiken accepteer je deze cookies.
Ok